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Árbol de problemas

Una imagen vale más que mil palabras. ¡Soluciona problemas de forma gráfica!

¿Qué es Árbol de problemas?

 

El Árbol de problemas es una técnica que permite identificar todas las causas y efectos de un fallo o desperfecto. ¿Cómo? Aportándote una visión general que te ayudará a comprender el contexto en torno a tu proyecto. Y es que con este método podrás mirar más allá del árbol y ver el bosque, que está en constante cambio, y podrás planificar una solución que permita maximizar las garantías de éxito.

En resumen, un análisis de Árbol de problemas:

  1. Te ayuda en la planificación de tu proyecto.
  2. Te proporciona una guía para solucionar un problema mediante la identificación de las múltiples causas.
  3. Te permite identificar líneas de acción y otros factores que puedes necesitar para abordar problemas futuros o complementarios.
  4. Te ayuda a esquematizar el proyecto, desmembrándolo en diferentes actividades para llevar a cabo.

¿Por qué hacer Árbol de problemas?

Esta técnica te resultará útil en la solución de problemas. Encuentra las múltiples causas y efectos que conducen a un problema central, y determina las acciones para resolverlo.

¿Cómo puede serte útil a nivel de negocio? Normalmente el Árbol de problemas se pone en práctica cuando la empresa se marca un objetivo y estudia las barreras que impiden materializarlo. ¡Pero no sólo en esos casos! También puedes utilizarlo siempre que tu empresa se encuentre con una dificultad y necesites abordarla para mejorar su actividad.

Si tu proyecto se encuentra en estado on paper, esta técnica te puede ayudar a sintetizar todo aquello que aprendes a través de la investigación.  En la fase de prototipo o superiores te permite interpretar el modelo de negocio e identificar las partes a las que les vendría bien una revisión.

Si hay factores que pudiste no considerar inicialmente, ¡el Árbol de problemas te permite actualizar tus conocimientos sobre un error o fallo!

¿Cómo hacer Árbol de problemas?

Se trata de una sesión grupal en la que se trabajan tres partes diferenciadas:

  1. El problema central (tronco del árbol).
  2. Las causas (raíces del árbol).
  3. Los efectos (ramas del árbol).

Lo ideal al utilizar la técnica del Árbol de problemas es que no sólo participe en la sesión el equipo que tiene el problema, sino también los líderes del proyecto y otros posibles stakeholders (miembros de equipos asociados, interesados y/o afectados por el proyecto, proveedores, clientes, usuarios, organismos reguladores, etc.).

La sesión puede durar un par de horas, medio día o más tiempo dependiendo de la complejidad del problema y de la diversidad de los asistentes.

Etapas de Árbol de problemas

Existen cuatro fases para realizar un Árbol de problemas. ¡Toma nota!

1. Definir el problema.

El primer paso es identificar el problema que buscas superar y definirlo. Para ello, los responsables directos deben describirlo de formas diferentes, aportando documentación para ayudar a comprenderlo. Recuerda: crea un Árbol de problemas por cada problema.

Una vez definido de la forma más concisa que se pueda (así encontraréis una solución lo más realista posible) debes ponerlo en el centro del documento o lugar donde vayas a realizar el Árbol de problemas. Una pizarra es una buena opción.

Ten en cuenta que un problema mal definido, vago o amplio supondrá demasiadas causas y, por tanto, las soluciones derivadas del ejercicio no tendrán un plan de acción claro.

Te ponemos un ejemplo de Árbol de problemas para que lo veas más claro. Imagina que una empresa tiene una oferta muy diversificada y no consigue despegar en ventas. El mismo problema se podría describir de dos formas:

  1. Hay que aumentar los ingresos de la compañía.
  2. Los ingresos del producto A del departamento X están por debajo de lo esperado.

Como ves, las dos descripciones hacen referencia a los ingresos de la compañía, pero hay una diferencia muy clara. En el primer caso, la descripción es muy genérica y seguramente las respuestas serán poco concisas. Por el contrario, la segunda acota el alcance del problema y se puede abordar de forma más precisa y focalizada.

Define bien el problema, evita que sea impreciso o excesivamente amplio ya que encontrarás demasiadas causas posibles como para dar con soluciones adecuadas.

2. Identificar las causas y efectos.

Una vez que hayáis identificado y definido el problema principal, los participantes deberán definir cuáles son sus causas y efectos. Cada causa definida deberá ser escrita de manera negativa, como por ejemplo: “No hay recursos suficientes”.

Para ello, te proponemos las siguientes fórmulas:

  1. Realizad un Brainstorming sobre todas las causas negativas del problema y haced una lista ordenándolas por importancia. Un pequeño tip: en este paso puede seros muy útil utilizar post-its.
  2. Paralelamente, los participantes podrán trabajar la causa y efecto de una manera secuencial, empezando desde el problema. ¿Y cómo se hace esto? Fácil. Disponed las causas inmediatas al problema debajo del problema central. El efecto inmediato a esa causa se coloca encima. Y cualquier efecto colateral se irá colocando por encima del primer efecto. Echa un vistazo a este ejemplo de Árbol de problemas:

arbol-de-problemas-es-1.jpg

Repetid el proceso en líneas horizontales adicionales para poder identificar las causas subyacentes al problema identificado. Las líneas horizontales pueden utilizarse para unir causas o efectos relacionados.

Es importante que reviséis la secuencia de causas y efectos para aseguraros de que son claras y tienen un sentido lógico, ¡y que todos los participantes validen los post-its!

Como puedes ver a continuación, el resultado final es un Árbol de problemas que describe la relación de la causa y el efecto entre los diferentes niveles. Para identificar las causas y los efectos inmediatos te proponemos utilizar la técnica Los 5 porqués.

arbol-de-problemas-es-2.jpg

3. Desarrollar un Árbol de solución.

Bien, ya tenemos el problema y las causas, ¿y ahora? ¿Cuál es el siguiente paso? Buscar soluciones. La forma de realizarlo es transformando las causas negativas en positivas. Por ejemplo, si una causa es la falta de conocimiento, la transformación en algo positivo será aumentar el conocimiento. Así, es muy importante que todas las causas estén claras de cara a determinar la solución. Si no es así, seguramente habrá que revisar el árbol entero. Para agilizar este proceso podéis utilizar la técnica de clasificación de ideas con gomets que te explicamos en la ficha de Brainstorming.

4. Seleccionar y priorizar un plan de acción.

El último paso es definir la estrategia de la compañía para acabar con el problema. Para ello debes seleccionar las acciones, priorizarlas y concretar un plan de acción.

Para priorizar las acciones del plan identifica si alguna de las ramas tiene una influencia mayor que otras en la solución.

Una vez seleccionada la raíz del problema, las ramas de abajo son las actividades que se tendrán que relacionar y, por encima de las ramas, estarán los resultados a largo plazo.

Objetivos a cumplir

  • Validar Modelo de Negocio

Caso de uso

Microsoft

Bill Gates pregunta tantas cosas a sus ejecutivos para ahondar en los problemas que las personas que trabajan con él deben entrenarse con anterioridad en la técnica del Árbol de problemas para poder contestar correctamente.